Journalisering / Data recording / Workzone

This information is only available in Danish. Please contact one of your Danish colleagues, if you need translation.

---------

Dokumenter som forpligter AU fagligt, administrativt, politisk eller økonomisk skal journaliseres. Det samme gælder dokumentation for beslutningsgrundlag.

Hvorfor skal vi journalisere?

Formålet med journalsystemet er at dokumentere, hvordan sager behandles, og at kunne dokumentere aftaler, for eksempel aftaler indgået i et projektforløb. Desuden er vi som offentlig myndighed omfattet af lovgivningskrav på området. Vi skal journalisere vigtige dokumenter, fordi en række love stiller krav til arbejdet i den offentlige sektor:

  • Forvaltningsloven slår blandt andet fast, at offentlige myndigheder skal dokumentere deres arbejde.
  • Offentlighedsloven sikrer alles ret til at se dokumenterne i den offentlige sektor – vi kalder det også for ”retten til aktindsigt”. Loven regulerer adgangen til aktindsigt for personer, der ikke er part i en sag. Det bør bemærkes, at enhver har adgang til aktindsigt (§ 7), og at al virksomhed der udøves af myndigheder inden for den offentlige forvaltning, er omfattet af aktindsigt (§ 2); sågar SMS og e-mails. Gry Bagger i DCE kan kontaktes ved aktindsigtsbegæring.
  • Arkivloven kræver, at bestemte typer af dokumenter gemmes for eftertiden.

Hvordan gør vi?

”WorkZone” er AU’s system til elektronisk sagsbehandling, herunder journalisering. Den enkelte medarbejder skal sørge for, at journaliseringen finder sted.

  • Tilbud om hjælp til journalisering for medarbejdere i Silkeborg og Kalø: Susanne Nørtoft Jensen - medarbejdere i Silkeborg og Kalø sender materiale pr. mail til Susanne
  • Tilbud om hjælp til journalisering for medarbejdere i Roskilde: Charlotte Hviid og Anne v. Acker
  • Tilbud om hjælp til journalisering for medarbejdere i Aarhus: Kontakt en medarbejder i sekretariatet

Hvad skal journaliseres på instituttet?

Herunder findes en liste over materiale, der skal journaliseres. Men vigtigt er det også at nævne, at vi skal undgå dobbeltregistrering. Fx dokumenteres fakturaer i økonomisystemet, og personalesager journaliseres af HR. Man er naturligvis velkommen til at journalisere andre dokumenttyper end de nedenfor nævnte.

Officiel korrespondance med offentlige myndigheder og private (DCE journaliserer det, de selv afsender):

  • Udredningsnotater, svar på folketingsspørgsmål o. lign.
  • Referater af møder i eksterne arbejdsgrupper, udvalg og bestyrelser hvor AU som institution er repræsenteret.
  • Udbudsmateriale i tilfælde hvor der sendes opgaver i udbud, og tilbudsmateriale hvor AU deltager i udbud.

Henvendelser til AU:

  • Svar på henvendelser fra borgere og virksomheder, herunder selve henvendelsen fra borgeren.

Forsknings-, rådgivnings- og overvågningsprojekter:

  • Faglige del- og slutrapporter.
  • Korrespondance hvori AU fremsender resultater af forskning, rådgivning eller overvågning.
  • Nyt siden juni 2018: Økonomi sørger for at journalisere alle økonomirelaterede dokumenter: Bevillinger og kontraktmateriale, forlængelser, tillægskontrakter, særlige aftaler, regnskaber, økonomiske status- og slutrapporter, økonomisk opfølgning og korrespondance om projektets økonomi såfremt de er i besiddelse af den.

Mere information