Du er her: AU  Medarbejdere Institutter  Institut for Bioscience Medarbejderhåndbog k Kvalitetssikring af rådgivningspublikationer (sproglig) / Quality assurance of consultancy publications (language)

Kvalitetssikring af rådgivningspublikationer (sproglig) / Quality assurance of consultancy publications (language)

This information is available both in Danish and in English. See below.

Dansk

Alle produkter af instituttets faglige rådgivning går igennem intern kvalitetssikring. Første fase i kvalitetssikringen består af en kollegial gennemlæsning med fokus på produktets faglige indhold. Dernæst skal en publikation igennem anden fase, nemlig korrektur i forhold til sprog, korrekt stavning og tegnsætning, samt gennemlæsning med henblik på at tjekke, om tabel- og figurhenvisninger, referenceliste, forside og kolofon er korrekte. Til sidst sendes publikationen til DCE. I "QA-håndbog, del 2A, faglig rådgivning" (s. 14) kan du læse mere om den faglige kvalitetssikring af rådgivningspublikationer og om de enkelte elementer, der indgår i denne – samt hvad man som institutmedarbejder er ansvarlig for.
Du kan også læse om "Din rapport trin for trin" på DCE's intranet.

Få hjælp til den sproglige del af kvalitetssikringen

Et medlem af følgende redaktionsgruppe kan varetage den sproglige del af kvalitetssikringen.

  • Kalø: Tommy Asferg
  • Roskilde: Anne van Acker, Charlotte Hviid
  • Silkeborg: Anne Mette Poulsen, Charlotte Kler, Else V. Staalsen

Hvad gør redaktionsgruppen?

Redaktionsgruppen arbejder med korrekturlæsning på fire planer:

1. Opsætnings- og referencefejl

  • Forside og datablad
  • Tabel- og figurhenvisninger samt sammenhæng mellem billeder og tekst
  • Afsnit i forhold til indholdsfortegnelse
  • Referenceliste (overensstemmelse mellem referenceliste og henvisninger i teksten)

2. Retstavning

  • Følger Retskrivningsordbogen og sikrer konsekvens ved valgfrihed
  • Grammatiske fejl i enkeltord (fx bøjninger)

3. Tegnsætning

4. Formuleringer

  • Forkert ordstilling
  • Forkert brug af ord eller fejlagtige faste udtryk
  • Manglende ord eller misvisende formuleringer

Desuden foretager gruppen tekstredigering, hvis forfatteren ønsker det, og hvis tiden tillader det:

  • Foreslår bedre formuleringer; på trods af at de valgte er korrekte
  • Bemærker gentagelser og foreslå opstramninger
  • Kommenterer uklar opbygning
  • Foreslår ændringer ved stilskifte
  • Tjekker overensstemmelse mellem overskrift og indhold
  • Tjekker forord og sammenfatninger (dansk/engelsk)

Hvordan foregår samarbejdet mellem forfatter og redaktionsgruppe?

Forfatteren kontakter den/de repræsentanter fra gruppen, som hører til tjenestestedet, og afklarer derpå grundigt både opgavens omfang (jf. muligheder ovenfor) samt deadline. Det er forfatterens ansvar at levere et produkt, der 1) har været igennem den faglige kvalitetssikring, 2) er ”så godt som muligt” i relation til pkt. 1-4 ovenfor, 3) er opsat i den relevante skabelon.

Medlemmerne af redaktionsgruppen bruger hinanden ved spidsbelastning (opgaver kan gives videre på tværs af tjenestesteder) og til gensidig inspiration.

English

Quality assurance of consultancy publications

All products from the department’s consultancy must be quality assured. First phase of the quality assurance is a review from one or more of your colleagues with focus on the scientific content of the product. The second phase of quality assurance is proof-reading, correct spelling and punctuation, check of table and figure references, references, front page and data sheet. Finally the publication is sent to DCE.  In the publication “QA-håndbog, del  2A, faglig rådgivning”  (page 14) (publication is in Danish) your can read more about the quality assurance of consultancy publications and the elements involved as well as what you as a department employee is responsible for.

Get help with the linguistic part of the quality assurance

The members of the editorial team listed below are all qualified to handle the linguistic part of the quality assurance:

  • Kalø: Tommy Asferg
  • Roskilde: Anne van Acker, Charlotte Hviid
  • Silkeborg: Anne Mette Poulsen, Charlotte Kler, Else V. Staalsen

What does the editorial team do?

The editorial team works with proof-reading in four ways:

1. Layout and references

  • Front page and data sheet
  • Table and figure references, coherence between pictures and text
  • Check whether sections are included in the table of contents
  • References (are all references in the text included in the reference list)

2. Spelling

  • Danish reports must comply with the Danish spelling dictionary (Retskrivningsordbogen) and consistency is checked when there are several spelling possibilities
  • Grammatical errors

3. Punctuation

4. Formulation

  • Wrong word order
  • Wrong use of words or terms
  • Missing words or wrong expressions

Furthermore, the team will do text editing if the author wants it and if the time allows for it.

  • Suggest better formulations, despite the original text is correct
  • Point out repetitions and suggest more succinct language
  • Comments on ambiguous composition
  • Suggest improvements when the style changes
  • Check of agreement between headings and contents
  • Check of preface and summaries (Danish/English)

How is the workflow between the authors and the editorial team?

The author contacts the member(s) of the editorial team, who is working at his/her own place of work and they agree on the extent of the work (cf. the possibilities mentioned above) and the deadline. It is the author’s responsibility to deliver a product which 1) has been scientifically reviewed, 2) is “as good as possible” with reference to point 1-4 above  and 3) uses the correct template (DCE template for DCE reports/notes).

The members of the editorial team use each other in case of peak loads (tasks can be transferred to the other locations) and for mutual inspiration.

108366 / i31