Du er her: AU  Medarbejdere Institutter  Institut for Bioscience Medarbejderhåndbog j Journalisering / Data recording

Journalisering / Data recording

This information is only available in Danish. Please contact one of your Danish colleagues, if you need translation.

---------

Dokumenter som forpligter AU fagligt, administrativt, politisk eller økonomisk skal journaliseres. Det samme gælder dokumentation for beslutningsgrundlag.

Hvorfor skal vi journalisere?

Formålet med journalsystemet er at dokumentere, hvordan sager behandles, og at kunne dokumentere aftaler, for eksempel aftaler indgået i et projektforløb. Desuden er vi som offentlig myndighed omfattet af lovgivningskrav på området. Vi skal journalisere vigtige dokumenter, fordi en række love stiller krav til arbejdet i den offentlige sektor:

  • Forvaltningsloven slår blandt andet fast, at offentlige myndigheder skal dokumentere deres arbejde.
  • Offentlighedsloven sikrer alles ret til at se dokumenterne i den offentlige sektor – vi kalder det også for ”retten til aktindsigt”. Loven regulerer adgangen til aktindsigt for personer, der ikke er part i en sag, og den 1. januar trådte den nye Offentlighedslov i kraft. Det bør bemærkes, at enhver har adgang til aktindsigt (§ 7), og at al virksomhed der udøves af myndigheder inden for den offentlige forvaltning, er omfattet af aktindsigt (§ 2); sågar SMS og e-mails. Gry Bagger i DCE kan kontaktes ved aktindsigtbegæring.
  • Arkivloven kræver, at bestemte typer af dokumenter gemmes for eftertiden.

Hvordan gør vi?

Journaliseringen foregår i et fælles system for hele AU, nemlig Captia 4.5. Den enkelte medarbejder skal sørge for, at journaliseringen finder sted. I Bioscience RKS kan medarbejderne få hjælp til journaliseringsopgaven hos en sekretær.

  • Tilbud om hjælp til journalisering for medarbejdere i Silkeborg og Kalø: Susanne Nørtoft Jensen. Medarbejdere i Silkeborg sender materiale pr. mail til Susanne, og medarbejdere i Kalø sender materiale pr. mail til postkassen vibijour@au.dk.
  • Tilbud om hjælp til journalisering for medarbejdere i Roskilde: Charlotte Hviid og Anne v. Acker.

Bioscience AAR journaliserer endnu ikke på grund af manglende ressourcer.

Hvad skal journaliseres på instituttet?

Herunder findes en liste over materiale, der skal journaliseres. Men vigtigt er det også at nævne, at vi skal undgå dobbeltregistrering. Fx dokumenteres fakturaer i økonomisystemet, og personalesager dokumenteres i HR-systemet. Man er naturligvis velkommen til at journalisere andre dokumenttyper end de nedenfor nævnte.

Ansøgnings- og kontraktmateriale:

  • Ansøgninger, bevillinger, kontrakter, kontraktrelevant materiale, samarbejdsaftaler og korrespondance omkring dette (via samarbejde med Økonomi journaliserer sekretariatet bevillingsbreve og kontrakter).
  • Budgetforhandlinger, status-/slutrapport, opfølgning på projektet.
  • Udbudsmateriale i tilfælde hvor der sendes opgaver i udbud, og tilbudsmateriale hvor AU deltager i udbud.

Officiel korrespondance med offentlige myndigheder og private (DCE journaliserer det, de selv afsender):

  • Udredningsnotater, svar på folketingsspørgsmål o. lign.
  • Referater af møder i eksterne arbejdsgrupper, udvalg og bestyrelser hvor AU som institution er repræsenteret
  • Korrespondance hvori AU fremsender resultater af forskning, rådgivning eller overvågning

Henvendelser til AU:

  • Svar på henvendelser fra borgere og virksomheder herunder selve henvendelsen fra borgeren.

Mere information

97571 / i31